Warum benötigt gerade Ihr Unternehmen ein Hinweisgebersystem?
Grundlagen:
Die EU-Richtlinie 2019/1937 und die deutsche Gesetzgebung.
Am 11. Juni 2021 vom Deutschen Bundestag verabschiedet: Das Lieferkettengesetz (auch „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“)
Die Bundesregierung hat zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 durch das Justizministerium einen zweiten Entwurf veröffentlichen lassen. Bis zum 11. Mai 2022 sollen die anderen Ministerien, die Bundesländer sowie Verbände dazu Stellung beziehen.
Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen davon betroffen ist.
Auch Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern müssen ein solches System etablieren.
So könnte Ihr Hinweisgebersystem aussehen. https://www.hinweisgebersystem.online/
Was sind Hinweisgebersysteme – was ist eine Meldestelle – was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Hinweisgebersystem oder auch Whistleblowing-System oder Meldesystem ist eine zumeist technische Einrichtung (z.B. Online-Portal), das es ermöglicht anonyme oder auch personalisierte Meldungen entgegenzunehmen und das ggf. auch einen (anonymen) Rückkanal zum Hinweisgeber für Rückfragen ermöglicht.
Die Meldestelle ist die Stelle im Unternehmen, welche das Hinweisgebersystem betreibt, d.h. die Meldungen entgegen nimmt, den Eingang bestätigt, die Meldung hausintern weiterleitet und Rückmeldungen und -fragen an den Hinweisgeber übermittelt. Natürlich ist die Stelle auch für das SPAM-Filtering und die Kategorisierung der eingehenden Meldungen verantwortlich.
Der Meldestellenbeauftragte ist eine ernannte Person (intern oder extern), die die Vertraulichkeit des Hinweisgebers wahrt und ihm binnen 7 Tagen den Eingang seiner Meldung bestätigt. Er hat die Aufgabe, ordnungsgemäße Folgemaßnahmen einzuleiten. Maximal 3 Monate nach Eingang einer Meldung, hat er dem Hinweisgeber einen aktuellen Sachstand über die getroffenen Maßnahmen und die Ergebnisse zu übermitteln. Der Meldestellenbeauftrage erhält vom betroffenen Unternehmen zeitnah sachliche Informationen zur Weiterleitung an den Hinweisgeber.
Unsere Leistungen
Wir stellen Ihnen ein technisches System bereit, über das Mitarbeiter und Organmitglieder Ihres Unternehmens, aber auch Ihre Geschäftspartner und Dritte, Meldungen über Gesetzes- und interne Regelverletzungen (Compliance-Verstöße) im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens anonym oder nicht-anonym melden können. Es wird auch bei anonymen Meldungen die technische Möglichkeit eines Rückkanals zum Hinweisgeber für weitere Fragen, Rückmeldungen, etc. angeboten. Über diesen Kanal wird der Eingang der Meldung bestätigt, sowie die Rückmeldung über den Fortgang des Verfahrens verschickt.
Wir übernehmen das Screenen der eingegangenen Meldungen des Hinweisgeber-Systems werktäglich zu den üblichen Bürozeiten. Gemäß Ihren Vorgaben werden dabei ungewollte Meldungen („SPAM“) ausgefiltert, sachfremde Meldungen (z.B. Hinweise an IT, Haustechnik, etc.) an vordefinierte Ansprechpartner weitergeleitet und die verbleibenden „echten“ Meldungen gem. einer abgestimmten Alarmierungsliste zur Bearbeitung an die jeweiligen Ansprechpartner innerhalb der Organisation oder von Ihnen benannte Externe (z.B. Rechtsbeistände) weitergeleitet.
Der Meldestellenbeauftragte Ihres Unternehmens hat binnen 7 Tagen, über das bereitgestellte System, eine Eingangsmeldung an den Hinweisgeber zu senden. Ferner hat dieser über das bereitgestellte System, spätestens nach 3 Monaten, eine Rückmeldung zum Stand des Verfahrens an den Hinweisgeber zu senden.
Gerne übernehmen wir für Sie auch die Funktionen als Meldestellenbeauftragter. Wir bestellen für Ihr Unternehmen einen Spezialisten zum externen Meldestellenbeauftragten. Dieser ist in seiner Funktion nicht weisungsgebunden und berichtet direkt an Ihre Geschäftsleitung. Er hat ein unmittelbares Vortragsrecht. Insbesondere hat er die Interessen des Hinweisgebers zu vertreten. Er hat über die Identität der Hinweisgeber Verschwiegenheit zu wahren, solange dieser der Aufgabe der Anonymität nicht zustimmt. Als externer Meldestellenbeauftragter übernimmt er die Fürsorge über das Versenden der Eingangsbestätigung der Meldung nach spätestens 7 Tagen und die Rückmeldung über Folgemaßnahmen und den Stand der Untersuchung nach spätestens 3 Monaten. Für die Rückmeldung über Folgemaßnahmen stellt Ihr Unternehmen dem Meldestellenbeauftragen rechtzeitig entsprechende Informationen bereit.