Was ist ein Meldestellensystem?

Unternehmen müssen geeignete interne Meldekanäle zur Verfügung stellen. Sie sind Teil des Meldestellensystem worüber ein Hinweisgeber anonym Verstöße melden kann. Das System stellt die anonymisierte Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der verantwortlichen Person im Unternehmen sicher.

Was ist eine Meldestelle?

Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört der Betrieb der Meldekanäle, die einem Hinweisgeber zur Abgabe einer Meldung zur Verfügung stehen und die Prüfung der eingegangenen Meldungen auf ihre Stichhaltigkeit und auf Plausibilität.

Was ist ein Meldestellenbeauftragter (MSB)?

Die Rolle des Meldestellenbeauftragten ergibt sich aus §14 HinSchG.
Der Meldestellenbeauftragte ist die vom Unternehmen ernannte (interne oder externe) Person, die mit der Bearbeitung der sachlich begründeten Hinweise betraut ist und die die interne Meldestelle in einem Unternehmen errichtet wird.

Interner oder externer Meldestellenbeauftragter

Ein externer Meldestellenbeauftragter übernimmt das Management der Meldestelle als Outsourcing-Dienstleistung für das Unternehmen und bringt oft ein elektronisches System als Serviceleistung bereits mit.

Beachte dazu auch unsere Sonder-Seite zum Service des externen Meldestellenbeauftragten nebst gemanagtem Hinweisgebersystem als outgesourcte interne Meldestelle: https://www.hinweisgeber-system.info

Meldestellenbeauftragter einer internen oder externen Meldestelle

Beachte: auch wenn die Meldestelle eine Unternehmens durch einen externen Meldestellenbeauftragten betraut wird, ist es immer noch eine interne Meldestelle.
Ein externer Meldestellenbeauftragter begründet keine externe Meldestelle, denn externe Meldestellen sind nach §19ff HinSchG immer die Meldestellen bei Behörden!
Umgekehrt ist nicht definiert, dass ein interner Meldestellenbeauftragter immer ein Angestellter des Beschäftigungsgebers ist, er kann auch einfach nur der externe Meldestellenbeauftragte einer

Verschwiegenheit des Meldestellenbeauftragten

Der Meldestellenbeauftragte hat die Anonymität des Hinweisgebers als auch beteiligter Dritter nach dem Vertraulichkeitsgebot in § 8 HinSchG grundsätzlich auch gegenüber dem eigenen Arbeitgeber sicherzustellen. Der Meldestellenbeauftragte ist aus dem Grund zu schulen, er muss nach § 15 HinSchG die notwendige Fachkunde nachweisen.

Meldestellenbeauftragter ohne Interessenkonflikte

Der Meldestellenbeauftragter muss nach §15 HinSchG frei von Interessenkonflikten sein und unabhängig in seiner Tätigkeit. Dadurch scheiden insbesondere Führungskräfte, insbesondere aus dem Personal- oder Rechts- oder Compliancebereich aus, ebenso wie der Legal Counsel oder aber die Geschäftsführungsassistenz.

Weitere Aufgaben des Meldestellenbeauftragten

Der Meldestellenbeauftragte hat als Repräsentant der Meldestelle , nach § 13 HinSchG leicht verständliche und erreichbare Informationen über das Meldeverfahren bereitzuhalten.
Das Verfahren für interne Meldungen nach §17 HinSchG gibt das weitere Arbeitsprogramm des internen oder externen Meldestellenbeauftragten vor: dazu gehört die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen, die Koordination etwaiger Rückfragen und das Feedback zum Verfahrensergebnis nach 3 Monaten sowie weitere Folgemaßnahmen.